AssuradeurenGilde B.V. voert volmachtwerkzaamheden uit voor diverse aanbieders en verschillende bemiddelaars, zowel gelieerd als niet-gelieerd aan AssuradeurenGilde. Om de werkzaamheden efficiënt en zorgvuldig uit te voeren, verrichten medewerkers van AssuradeurenGilde ook werkzaamheden voor verbonden bemiddelingsbedrijven.

Hierdoor kan zich een situatie voordoen waarin een conflict ontstaat tussen het volmachtbedrijf en het bemiddelingsbedrijf. Een conflicterende situatie kan zich voordoen in de volgende gevallen:

• Onterechte acceptatie van een risico;
• Onterechte toestemming voor wijziging of royering van een verzekering;
• Onterecht prolongeren van een verzekering;
• Onterecht afwijzen van een schade;
• Onterecht achterhouden van informatie.

De rol van het intermediair is om de belangen van de verzekeringsnemer, verzekerde of begunstigde te behartigen. Dit kan soms botsen met de belangen van de verzekeraar en/of aanbieder. Voor een integere bedrijfsvoering is het daarom van belang dat mogelijke conflictsituaties worden benoemd en dat wordt vastgelegd hoe de feitelijk leider van zowel het bemiddelingsbedrijf als het volmachtbedrijf in dergelijke situaties dient te handelen.

Daarnaast kunnen zich ook conflictsituaties voordoen die niet vooraf zijn omschreven. In dergelijke gevallen moet eveneens duidelijk zijn welke handelwijze gevolgd dient te worden.

Beleid

Voor het volmachtbedrijf is het volgende beleid geformuleerd:

• De feitelijk leider is eindverantwoordelijk voor het volmachtbeleid.
• Wanneer de procedures, werkinstructies en kwaliteitsdocumenten uit het volmachthandboek geen uitsluitsel geven over de te volgen handelswijze in een specifieke situatie, beslist de feitelijk leider.
• Afwijkingen van de in het volmachthandboek opgenomen procedures, instructies en overige documenten kunnen alleen worden goedgekeurd:
  
  • binnen de bevoegdheden van de verleende volmachten, na schriftelijke toestemming van de feitelijk leider;
  • buiten de bevoegdheden van de verleende volmachten, na schriftelijke toestemming van zowel de feitelijk leider als de volmachtgever.
• Wanneer er bij een schadegeval discussie ontstaat over de schuldvraag en twee of meer verzekerden onder onze (volmacht)portefeuille betrokken zijn, kan de schaderegeling geheel of gedeeltelijk worden overgedragen aan een van de betrokken verzekeraars of volmachtgever